Functies
Het werk dat op het bestuur
blijft liggen.
Bescherm je bestuur
WBTR-bescherming
De wet bestuur en toezicht in tien begrijpelijke stappen. De AI schrijft de formele stukken die je bestuur persoonlijk beschermen tegen aansprakelijkheid.
- Bijvoorbeeld
- Een bestuursreglement met tegenstrijdig-belangregeling, klaar om op de eerstvolgende vergadering vast te stellen.
Brief van je verzekeraar of de notaris over de WBTR gehad?
Je bent niet de enige. Zo’n brief schrikt af met woorden als “persoonlijke aansprakelijkheid”. Het goede nieuws: met een paar vastgelegde afspraken is het te regelen.
Doe de gratis WBTR-checkTien vragen, direct resultaat. Geen betaalgegevens nodig.
Een los WBTR-stappenplan kost elders 180 tot 360 euro per jaar. Bij ons zit de volledige check in het gratis pakket, ook als je verder niets afneemt.
Wat is de WBTR eigenlijk?
De Wet bestuur en toezicht rechtspersonen geldt sinds 1 juli 2021 voor elke vereniging en stichting, hoe klein ook. De wet vraagt dat je bestuur afspraken vastlegt over besluitvorming, tegenstrijdig belang en wat er gebeurt als een bestuurslid wegvalt. Er bestaat geen officieel WBTR-certificaat of keurmerk; je moet wel kunnen laten zien dat het geregeld is.
Ben ik als bestuurslid persoonlijk aansprakelijk?
Alleen bij ernstig verwijtbaar handelen, bijvoorbeeld als het bestuur willens en wetens de zaken verwaarloost. Een bestuur dat de basisafspraken netjes heeft vastgelegd en zich eraan houdt, staat sterk. Precies die afspraken zet de WBTR-check met je op papier.
Wat moet er nu geregeld zijn?
Drie dingen: een regeling voor tegenstrijdig belang, afspraken over meervoudig stemrecht en een regeling voor belet en ontstentenis (wie neemt waar als de voorzitter uitvalt). Dat hoeft niet meteen via de notaris: een bestuursreglement met een bestuursbesluit is een goede eerste stap, de statuten pas je aan bij de eerstvolgende wijziging. De check loopt alle punten met je langs.
Vul je clubkas
Subsidieradar
Gecureerde fondsen en gemeentepotjes die bij jouw club passen, met de aanvraag er direct bij geschreven. Geld dat anders blijft liggen.
- Bijvoorbeeld
- Een harmonie in Zwolle ziet het cultuurfonds van de gemeente én twee landelijke muziekfondsen staan.
Al het papierwerk
Documentenfabriek
Sponsorbrieven, ALV-stukken, notulen, begroting, vrijwilligersovereenkomsten: 48 documenttypes, toegespitst op jouw clubtype en rechtsvorm.
- Bijvoorbeeld
- Uitnodiging, agenda en notulen voor de ALV in één keer klaargezet. Een stichting krijgt automatisch de varianten zonder ledenvergadering.
Van opname naar besluit
Vergaderingen & notulen
Upload de opname of het transcript en krijg conceptnotulen in de vaste vergaderorde: concept, rondgestuurd, vastgesteld. Actiepunten worden met één klik taken in de planning.
- Bijvoorbeeld
- Na de bestuursvergadering staan de drie afgesproken actiepunten als taken klaar, elk met een verantwoordelijke en een deadline.
Nooit meer alles in één hoofd
Planning & continuïteit
Taken hangen aan functies, niet aan personen: “de penningmeester” overleeft elke bestuurswissel. Met jaaragenda, weekmail en taken die vanzelf verschijnen als er iets afloopt.
Gebouwd voor het moment dat je beste vrijwilliger stopt
In de meeste clubs zit het geheugen in één hoofd. Hier hangen taken aan functies: de penningmeester, de wedstrijdsecretaris. Een bestuurswissel breekt dan niets. De opvolger krijgt een overdrachtsdossier, de weekmail houdt iedereen bij de les, en er verschijnt vanzelf een taak als een contract afloopt of een functie eindigt.
- Bijvoorbeeld
- De nieuwe secretaris ziet op dag één welke taken bij de functie horen, met het overdrachtsdossier van de vorige erbij.
Wie draait wanneer
Roosters en diensten
Bardienst, kassa, rijden, fluiten of opbouwen: een rooster maak je als sjabloon. Bijvoorbeeld elke zaterdagochtend twee plekken bardienst, tot de winterstop. Het sjabloon rekent meteen voor hoeveel diensten dat worden en zet ze klaar. Een vaste groep verdeel je om de beurt over de plekken.
In het raster staan de weken naast elkaar en de soorten onder elkaar. Een open plek zie je in één oogopslag, en met één klik zet je er een naam op. Wie de dienst eerder draaide, staat bovenaan in de keuzelijst. Wie vorige periode stond, neem je met één knop over.
Vrijwilligers hebben geen account nodig: ze staan als persoon in de lijst. Staat er een week van tevoren nog niemand op een dienst, dan komt er vanzelf een taak in de planning, één per dienstsoort per week. Die taak sluit zichzelf zodra alles is ingevuld. Na afloop zet je per dienst of hij gedaan is of niet doorging.
- Bijvoorbeeld
- Elke zaterdag twee plekken bardienst tot de winterstop: het sjabloon zet in één keer alle diensten klaar. Blijft er een plek open, dan staat dat een week vooraf als taak in de planning.
Vóór de opzegtermijn, niet erna
Contracten & verplichtingen
Zet contracten, keuringen en verzekeringen in het register en krijg vanaf negentig dagen vóór de uiterste opzegdatum een signaal, met de conceptbrief er direct bij.
- Bijvoorbeeld
- Het energiecontract verlengt op 1 januari stilzwijgend; in oktober staat de opzegbrief al klaar.
Wie buiten de club meetelt
Sponsors, gemeente en fondsen
Een sponsor zegt bijna nooit op. Er komt gewoon geen nieuw contract, omdat er na de handtekening niemand meer heeft gebeld. Daarom houdt VerenigingsVriend per relatie twee dingen bij: wanneer het laatste contact was, en wat jullie hebben beloofd. Dat geldt voor sponsors, de gemeente, fondsen, de bond, scholen en de verhuurder.
Elk gesprek, telefoontje of mailtje leg je vast als contactmoment, met de contactpersoon erbij. Toezeggingen, zoals het logo op de website of een reclamebord vóór de seizoensstart, krijgen een datum. Blijft het te lang stil, komt een toezegging eraan of zijn jullie er te laat mee, dan geeft de app een signaal, het ergste eerst.
Je kunt zelf een volgend contact plannen. Die datum staat op het dashboard, wordt een week vooraf een taak en is afgerond zodra je het gesprek vastlegt. Bedragen en looptijden staan bij Contracten, aan de relatie gekoppeld, zodat elk bedrag maar op één plek staat.
- Bijvoorbeeld
- De hoofdsponsor is al zeven maanden niet gesproken. De relatie staat bovenaan, met de datum van het laatste gesprek en het advies om nu te bellen in plaats van straks een nieuwe sponsor te zoeken.
Wat de club bezit, en waar het is
Voorraad en uitlenen
Shirts, ballen, instrumenten, sleutels, EHBO-koffers: je zet ze in de voorraad, per team of groep of voor de hele club, en waar dat nodig is per maat. Per artikel houd je bij hoeveel er zijn, hoeveel er defect of vermist zijn en wat het minimum is. Beschikbaar is wat echt inzetbaar is: het aantal min defect min vermist.
Zakt de beschikbare voorraad onder het minimum, dan zie je het tekort meteen. De voorraadassistent kijkt eerst of de clubvoorraad of een ander team kan bijspringen, en of er al een bestelling loopt, vóór hij een bestelling voorstelt. Bestellingen leg je vast met een verwachte leverdatum, en elke telling, levering, reparatie of afschrijving komt in de historie.
Leen je iets uit, een sleutel of concertkleding, dan staat erbij wie het heeft en wanneer het terug moet. Wat te laat is, staat bovenaan. In huis is dan beschikbaar min uitgeleend.
- Bijvoorbeeld
- Heren 1 komt drie wedstrijdshirts maat M tekort, terwijl Heren 3 er ruim boven het minimum zit. De assistent stelt voor om ze over te hevelen, in plaats van nieuwe te bestellen.
Altijd iemand om te vragen
Vijf assistenten, één per functie
De Secretaris-, Penningmeester-, Voorzitter- en Vrijwilligers-assistent (en voor sportclubs de Wedstrijd-assistent) kennen jullie club en stellen concrete acties voor: een taak, een brief, een contractsignaal. Jij bevestigt met één klik; de AI schrijft nooit zelf in jullie gegevens. Voor het grote stappenplan is er de Probleemoplosser, en de ?-knop op elk scherm legt uit hoe iets werkt.
- Bijvoorbeeld
- Je vraagt de Penningmeester-assistent wat er vóór de ALV moet gebeuren. Hij stelt een taak voor om de begroting klaar te zetten; jij bevestigt, en de taak staat in de planning.
