Een ALV uitschrijven: oproeptermijn, stukken en stappen

Waarom houdt een vereniging een ALV?

De algemene ledenvergadering is het hoogste orgaan van een vereniging. Het bestuur legt er verantwoording af over het gevoerde beleid en over het geld.

Elk jaar brengt het bestuur een jaarverslag uit en legt het de balans en de staat van baten en lasten aan de ALV voor. Dat gebeurt binnen zes maanden na afloop van het boekjaar, tenzij de ALV die termijn verlengt (artikel 2:48 BW). Loopt het boekjaar gelijk met het kalenderjaar, dan is dat vóór 1 juli.

Hoe lang van tevoren moet je de ALV uitschrijven?

De oproeptermijn staat in jullie statuten. Zoek hem op voordat je een datum prikt, en reken vanaf de vergaderdatum terug. Dan weet je wanneer de uitnodiging uiterlijk de deur uit moet.

Te laat oproepen heeft gevolgen. De besluiten van zo'n vergadering zijn vernietigbaar (artikel 2:15 BW): één ontevreden lid kan ze met terugwerkende kracht onderuithalen, ook de begroting en een bestuursverkiezing.

Staat er een statutenwijziging of ontbinding op de agenda, dan gelden strengere regels voor de oproeping. Vermeld het voorstel dan uitdrukkelijk in de uitnodiging, en laat de termijn bij twijfel nakijken door een notaris.

Welke stappen gaan aan de uitnodiging vooraf?

De uitnodiging is de laatste stap van de voorbereiding, niet de eerste. De stukken moeten klaar zijn als hij verstuurd wordt, en de kascommissie heeft tijd nodig. Deze volgorde werkt:

• Het financieel jaarverslag: baten, lasten, het resultaat, de stand van kas en bank en een eenvoudige balans.
• Het secretarieel jaarverslag: wat de club het afgelopen jaar heeft gedaan.
• De begroting voor het komende jaar. Zonder vastgestelde begroting heeft de penningmeester formeel geen mandaat.
• De kascontrole. De kascommissie controleert de boeken vóór de ALV en adviseert de vergadering over decharge.
• De uitnodiging met de agenda en de stukken, binnen de oproeptermijn.

Als richtlijn plan je de jaarverslagen minstens zes weken vóór de ALV, de begroting minstens vijf weken vooraf en de kascontrole minstens vier weken vooraf.

Wat staat er in de uitnodiging?

Zet datum, tijd en locatie bovenaan. Daaronder volgt de volledige agenda, met deze vaste punten:

• opening
• vaststelling van de notulen van de vorige ALV
• het jaarverslag
• het financieel verslag en het verslag van de kascommissie
• decharge van het bestuur, als apart punt
• benoeming van de kascommissie voor het komende jaar
• de begroting en de contributie
• een bestuursverkiezing, als die er is
• rondvraag en sluiting

Vermeld ook waar leden de stukken vooraf kunnen inzien of opvragen, en hoe en tot wanneer ze agendapunten of tegenkandidaten kunnen indienen. Stuur de stukken het liefst meteen mee: leden willen ze vooraf kunnen lezen.

Wat doet de kascommissie?

Laat de vereniging de jaarrekening niet door een accountant controleren, dan benoemt de ALV elk jaar een kascommissie van ten minste twee leden die geen bestuurslid zijn (artikel 2:48 lid 2 BW). De commissie controleert de boeken en brengt verslag uit aan de ALV, met een advies over decharge.

Geef de commissie op tijd het financieel jaarverslag, de bankafschriften en de bonnen. Haar verslag hoort klaar te zijn voordat de uitnodiging de deur uit gaat.

Waarom is decharge een apart besluit?

Met het vaststellen van de jaarrekening krijgt het bestuur nog geen decharge. Zet decharge daarom als eigen punt op de agenda en laat de vergadering er apart over stemmen. Anders blijft het bestuur aanspreekbaar op het gevoerde beleid.

Wat leg je tijdens de vergadering vast?

Houd een presentielijst bij en zet de volmachten klaar. Wat nodig is voor een geldig besluit, zoals het quorum, de meerderheden en de regels voor machtigingen, staat in de statuten.

Noteer per agendapunt het besluit, met de stemverhouding erbij. Wat niet in de notulen staat, is achteraf nauwelijks aan te tonen.

Wat moet er na de ALV gebeuren?

• Werk de notulen uit en stuur het concept rond, als richtlijn binnen twee weken. De volgende ALV stelt ze vast.
• Voer de besluiten uit, zoals een nieuw contributiebedrag in de administratie.
• Is het bestuur gewisseld? Werk de inschrijving bij de KVK direct bij en kijk of het UBO-register nog klopt. De UBO's zijn de mensen die formeel de baas zijn, meestal de bestuursleden.
• Bewaar de administratie en de jaarstukken zeven jaar (artikel 2:10 BW); de notulen horen even lang in het archief.

En als je een stichting bent?

Een stichting heeft geen leden en dus geen ALV. Het bestuur maakt de balans en de staat van baten en lasten binnen zes maanden na afloop van het boekjaar (artikel 2:10 lid 2 BW) en stelt ze zelf vast. Bij een boekjaar gelijk aan het kalenderjaar is dat vóór 1 juli.

Een kascommissie is voor een kleine stichting niet verplicht. Laat toch altijd iemand anders dan de penningmeester meekijken, en leg dat vast.